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10 passos para melhorar suas reuniões

February 16, 2018

 

As reclamações sobre as reuniões recaem principalmente por acontecerem com muita frequência, por não estarem programadas com tempo suficiente ou por não serem executadas com excelência.

 

E para que sua equipe não tenha objeções em participar das suas reuniões elaborei algumas dicas para que ela seja mais agradável e eficiente.

 

1) Analise se a reunião realmente é necessária: Com a facilidade e barateamento de ferramentas de comunicação, muitas reuniões poderiam ser substituídas por conversas em aplicativos ou dispositivos.

 

2) Peça dados com antecedência adequada: As pessoas precisam ter tempo para levantar informações que possam contribuir significativamente para a solução de problemas ou desenvolvimento de inovação.

 

3) Envie e/ou leia os dados: Os participantes da reunião devem receber e ler as informações sobre o tema com antecedência para que possam compreender o contexto do encontro.

 

4) Defina objetivos claros: Conhecendo-se as metas para a reunião e sabendo-se o papel que será desempenhado por cada profissional, serão evitadas presenças ou tarefas desnecessárias.

 

5) Elabore uma pauta: O planejamento da reunião é importante para otimizar o tempo. É preciso ter uma sequência predefinida.

 

6) Convide os participantes corretos: Evite chamar pessoas que podem ser inexpressivas para a reunião. A participação dos profissionais deve estar relacionada aos seus papéis na tomada de decisão ou no desenvolvimento do encontro.

 

7) Estabeleça um tempo: É importante ter consciência do custo do tempo dos profissionais envolvidos. Mantenha, se possível, as reuniões curtas, focadas e eficientes. Se todos os itens da pauta forem resolvidos antes do tempo definido, encerre a reunião.

 

8) Proporcione uma experiência de qualidade: Demonstre empatia prestando atenção a cada participante, escutando-os e anotando os pontos principais. Dê feedback se necessário. Evite comentários que desviem da pauta.

 

9) Crie um ambiente colaborativo: Dê a oportunidade para que todos se expressem com um tempo justo e permita o compartilhamento de novas ideias sem julgamento.

 

10) Encaminhe os resultados da reunião: O anotador tem o papel de escrever os pontos mais importantes da reunião de acordo com a pauta. Ele precisa descrever com clareza o que foi decidido e enviar para todos os participantes e interessados.

 

Este artigo é um trecho da minha participação em uma matéria para o UOL Economia

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